Vertriebsdashboard mit 7 KPI im Vertrieb

Stellen Sie sich vor es ist Montag 9 Uhr in ihren Unternehmen! Ihre Vertriebsmitarbeiter sitzen mit einer Tasse Latte im Meeting. Sie erwarten die neuesten KPI aus dem Vertrieb und wollen die Agenda und Aufgaben der aktuellen Woche besprechen. Zu dumm, Ihr Wecker hat heute nicht geklingelt und Sie sind unvorbereitet im Meeting. Da gilt es zu improvisieren! Kein Problem! Ihr Vertriebscontrolling Dashboard sei Dank.

Im folgenden Beitrag präsentiere ich die 7 wichtigsten KPI im Vertrieb, die Ihnen mehr Übersicht im Unternehmen verschaffen und Zeit bei der Interpretation sparen werden. Das Ziel eines jeden Vertriebscontrolling Dashboards ist es, täglich innerhalb weniger Sekunden den Handlungsrahmen und die Aufgaben für einzelne Mitarbeiter und das gesamte Team zu bestimmen, um Ihr Vertriebsteam optimal arbeiten zu lassen und Ihnen als Vertriebsleiter den Überblick zu verschaffen. Selbst in unvorbereiteten Meetings ist diese Übersicht unerlässlich.

Die Möglichkeit zur individuellen Einrichtung von Vertriebscontrolling Kennzahlen ist mittlerweile Standard in jeder guten CRM-Software oder Vertriebssoftware. Doch auch für Einzelkämpfer oder kleine Vertriebsteams bietet Excel vielseitige Möglichkeiten zur Erstellung von Dashboards. Allerdings bedeutet dies nicht automatisch, dass die Dashboards Ihrem Zweck entsprechend eingerichtet sind. Die Kunst liegt in der richtigen Festlegung und Anordnung der Metriken und KPI. Ein Vertriebsdashboard dient grundlegend nicht primär dazu, alle Bereiche und Vorgänge des Vertriebs im Detail zu zeigen. Es soll zunächst einen schnellen Überblick über aktuell laufende Vorgänge und Aufgaben bieten.

Doch oft sind die meisten Vertriebscontrolling Dashboards überladen mit Kennzahlen und Charts. Der Reiz an den Möglichkeiten, die CRM- und Analyse-Software heutzutage bieten, verleitet schnell zum Overload. Am Ende entsteht ein KPI-Friedhof aus ungenutzten Kennzahlen. Können Sie wirklich schnell anhand Ihrer KPI im Vertrieb abschätzen, wie gut Sie oder Ihr Team performen? Der leuchtende Pfad besteht darin, alles auf einen Blick zu erfassen, was die Akzeptanz dessen, was wir in der Lage sind, innerhalb weniger Sekunden zu erfassen und zu verarbeiten, voraussetzt. Werden weitere Informationen benötigt, muss das CRM über wenige Klicks mehr liefern.

Doch genug der Einführung! Hier sind die 7 KPI für Ihr neues Vertriebsdashboard.

Mit diesen Kennzahlen können Sie schnell abschätzen, wie es um die Auslastung im Unternehmen steht, sei es für sich selbst oder für den gesamten Vertrieb. Zeigt Ihr Vertriebsdashboard beispielsweise eine Abnahme der Leads um mehr als 20% im Vergleichszeitraum und gleichzeitig eine konstante Anzahl von Opportunities, bedeutet dies in naher Zukunft freie Ressourcen Ihrer Vertriebsmitarbeiter. Sie können dann die Betreuung von Opportunities erhöhen oder neue In- und Outboundkampagnen starten. Ihr Dashboard ermöglicht also eine frühzeitige Planung der Vertriebsaufgaben. Wie diese freien Ressourcen eingesetzt werden, hängt sicher von den jeweiligen Fähigkeiten der Vertriebscontroller ab.

Es gibt jedoch auch das Gegenteil - zu viel Potenzial oder Leads. "Das ist kein Problem", werden Sie jetzt denken. Aber zu viele Leads bedeuten, dass sich Ihr Vertriebsteam nicht ausreichend auf jeden einzelnen Kontakt vorbereitet. Damit sinkt die Zahl der Abschlüsse (Neukunden). Ein weiteres Problem bei zu vielen Leads sind die Zeitverzögerungen zwischen Erstkontakt und Reaktion. Somit kann der Umsatz auf der Strecke bleiben. Statistiken zeigen, dass 50% der Leads zu Kunden werden, sofern Sie das erste Unternehmen sind, das den Kontakt aufnimmt.

Sie werden mir sicher zustimmen, dass beide Szenarien denkbar ungünstig für Ihren monetären Erfolg sind, unabhängig von der Anzahl der Leads in Ihrem Unternehmen. Ist die Anzahl nicht optimal, gilt es schnell zu reagieren. Damit Sie jedoch die richtigen Entscheidungen treffen können, müssen folgende Fragen beantwortet werden:

• Welche Qualität haben Ihre Leads?
• Wie hoch sind Abschlusschancen und mögliche Umsatzvolumen?
• An welcher Stelle in der Pipeline befinden sich Ihre Leads?
• Liegen saisonale Gründe für die Schwankungen vor?
• Können zusätzliche Mitarbeiter aus anderen Teams aushelfen oder benötigen andere Teams Unterstützung?
• Lohnt die zusätzliche Qualifizierung der Mitarbeiter, um das Problem dauerhaft zu verbessern?
• Wird längerfristig neues Personal benötigt?

Die Reaktionszeiten auf Aktivitäten spielen eine entscheidende Rolle im Wettbewerbsumfeld, insbesondere wenn Sie nicht der einzige Anbieter auf dem Markt sind. Je stärker Ihre Konkurrenz, desto wichtiger wird die Geschwindigkeit bei der Bearbeitung von Leads, Potenzialen und Kunden. Heutzutage erwarten potenzielle Kunden umgehende Antworten, auch wenn diese nicht unbedingt die sofortige Bereitstellung einer Lösung bedeuten. Schnelle Follow-Ups signalisieren Handlungsbereitschaft und Professionalität, was dazu führen kann, dass Leads Ihre Auswahl an Anbietern einschränken und somit Ihre Verhandlungsposition stärken.

Es ist wichtig, zwischen der Reaktionszeit eines einzelnen Vertriebsmitarbeiters und der des gesamten Teams zu unterscheiden. Einzelne Mitarbeiter können durch Schulungen, Weiterqualifizierung oder Anreize im Zeitmanagement gefördert werden. Wenn das gesamte Team jedoch zu langsam reagiert, deutet dies auf strukturelle oder prozessuale Probleme hin, die im Unternehmen angegangen und optimiert werden müssen.

Die Anzahl der Follow-Ups ist ein wichtiger Indikator im Vertriebscontrolling, der jedoch nicht isoliert betrachtet werden kann. Während eine hohe Anzahl von Follow-Ups grundsätzlich für einen proaktiven Vertrieb spricht, ist es entscheidend, diese nach verschiedenen Kriterien zu differenzieren und gezielt zu überwachen.

Je nach Kundengruppe, Branche oder Produkt kann die Frequenz der Follow-Ups variieren. Durch die Entwicklung von Benchmarks für verschiedene Kundensegmente und Produkte sowie die kontinuierliche Auswertung können Sie effektive Durchschnittswerte für Anrufe, Vor-Ort-Termine und E-Mails ermitteln. Auf diese Weise können Sie die Anzahl der Follow-Ups als Qualitätsmerkmal für Ihre Leads nutzen und Aktivitäten identifizieren, die voraussichtlich nicht zu einem Abschluss führen.

Beispielweise könnten für ein Produkt oder eine Dienstleistung im Durchschnitt zwei Vor-Ort-Termine und vier Anrufe bis zum Abschluss erforderlich sein. Wenn Ihr Sales-Funnel jedoch mehr als sechs Anrufe und zwei Vor-Ort-Termine umfasst, sinken die Abschlusswahrscheinlichkeiten. In solchen Fällen ist es wichtig, den dritten Vor-Ort-Termin genau zu planen und deutlich zu machen, dass dies der letzte Termin vor einer Entscheidung ist. Auf diese Weise können Sie Leads identifizieren, die weniger entscheidungsfreudig sind, und Ressourcen für vielversprechendere Potenziale freisetzen.

Die Conversion-Rate im Sales-Funnel ist ein entscheidender Indikator dafür, wie viele Ihrer Potenziale letztendlich zu Neukunden werden. Eine optimale Entwicklung dieser Kennzahl nach oben deutet darauf hin, dass Ihr Vertriebscontrolling zunehmend effizienter und leistungsfähiger wird.

Die Conversion-Rate kann, ähnlich wie andere Kennzahlen im Controlling, auf verschiedene Dimensionen angewendet werden. Abhängig von Ihrer Vertriebsstrategie gibt es verschiedene Conversion-Rates, die auf Marketing- oder Akquise-Kanälen oder anderen Segmentierungen basieren können. Zu den möglichen Segmentierungen gehören:

• Outbound-Kampagnen
• Inbound-Kampagnen
• Kaltakquise
• Mailings
• Kundensegmente
• Regionen
• Vertriebsmitarbeiter

Darüber hinaus können Conversion-Rates als Zielvorgaben im Vertrieb dienen, um die Mitarbeiter dazu zu ermutigen, sowohl auf Effizienz als auch auf Qualität zu achten.

Der Grad der Zielvereinbarung im Vertrieb sollte nicht ausschließlich absolute KPIs berücksichtigen. Damit die Zielvereinbarungen als Erfolgsmesser für die Vertriebscontrolling-Strategie dienen können, ist es wichtig, zwischen den Zielen auf individueller und teambasierter Ebene zu unterscheiden.

Die Unterscheidung ermöglicht es, die Bedingungen, unter denen die Ziele erreicht werden sollen, klar zu definieren. Wenn beispielsweise Vertriebsmitarbeiter absolute Ziele wie die Gewinnung einer bestimmten Anzahl von Neukunden oder das Erreichen eines festgelegten Umsatzes haben, besteht die Gefahr, dass diese Ziele durch Preisnachlässe und aufwändige Zusatzleistungen erreicht werden.

Um dem entgegenzuwirken, können für das Team relative Maximalwerte für Preisnachlässe festgelegt werden. Dies fördert nicht nur das Teamwork, sondern sorgt auch dafür, dass sich die Vertriebsmitarbeiter den Rabatttopf teilen und sich in ihrer Beratung gegenseitig unterstützen.

Die Anzahl offener Potenziale in der Pipeline gibt Auskunft über mögliche Umsatzvolumina in der Zukunft eines Unternehmens. Diese Kennzahl ermöglicht es insbesondere Entscheidungsträgern auf strategischer Ebene, konkrete Handlungen abzuleiten. Oft sind zukünftige Umsätze ein entscheidender Faktor für Investitionsentscheidungen und bieten Einblicke in die kurzfristige Planung, um den Cashflow zu verbessern.

Die aktuelle Verkaufsleistung ist zweifellos eine der wichtigsten Kennzahlen im Vertrieb. Jedes Vertriebscontrolling-Dashboard sollte den erzielten Umsatz sowie die Anzahl der gewonnenen Neukunden anzeigen. In der Regel dient diese Metrik dazu, Vertriebsmitarbeiter zu motivieren und ihre Bemühungen um weitere Abschlüsse zu steigern. Wenn jedoch das Gegenteil der Fall ist und der Vertrieb regelmäßig die Vorgaben verfehlt, empfiehlt es sich, den Zielerreichungsgrad anzupassen.

Ein Vertriebscontrolling-Dashboard ist ein wesentliches Instrument zur Steuerung und Kontrolle Ihres Vertriebs im Unternehmen. Insbesondere die KPI "Conversion-Rates im Sales-Funnel" (siehe Punkt 4) und "Grad der Zielvereinbarung" (siehe Punkt 5) beziehen sich auf die Unternehmensstrategie. Ähnlich der Balanced Scorecard zeigt das Vertriebsdashboard die vergangenen Aktivitäten auf, um Handlungen für die Zukunft abzuleiten. Bei der Erstellung ist es wichtig, nicht zu detailliert vorzugehen. Nicht alle Informationen, die die CRM- oder Vertriebscontrolling-Software bietet, sind sinnvoll. Reduzieren Sie die Kennzahlen in den 7 genannten Punkten auf ein Minimum. Das Vertriebsdashboard sollte Ihnen in wenigen Augenblicken einen umfassenden Überblick über den Vertrieb geben. Dabei müssen die Aktivitäten bestimmten Bedingungen unterworfen sein. Es soll verhindert werden, dass neue Leads und Kunden um jeden Preis gewonnen werden. Je nach Unternehmensstrategie haben Ihre Vertriebsaktivitäten einen erheblichen Einfluss auf die Produktions- und Marketingausgaben.