E-Rechnungspflicht ab 2025

Ab dem 1. Januar 2025 wird die E-Rechnungspflicht Realität: Papierrechnungen gehören der Vergangenheit an und werden durch elektronische Rechnungen ersetzt. Doch nicht jedes digitale Dokument erfüllt die Anforderungen an eine E-Rechnung. Aber was genau macht eine E-Rechnung aus?

Eine E-Rechnung zeichnet sich durch ihre Fähigkeit zur automatisierten, elektronischen Verarbeitung aus. Sie wird in einem strukturierten elektronischen Format erstellt, versendet und empfangen. Die Norm EN 16931 legt die dafür notwendigen Standards fest. Rechnungen, die diesen Anforderungen nicht entsprechen, wie etwa Papierrechnungen oder PDF-Dokumente, werden als sonstige Rechnungen eingestuft.

Wenn es um elektronische Rechnungen geht, spielt das Format eine entscheidende Rolle. Ein häufiges Missverständnis besteht darin, dass ein PDF-Dokument als E-Rechnung betrachtet wird – das ist jedoch nicht der Fall. Warum? Eine E-Rechnung muss in einem maschinenlesbaren Format vorliegen, das einen durchgängigen, automatisierten Prozess von der Erstellung bis zur Archivierung ermöglicht.

Ein PDF ist in erster Linie für den Menschen lesbar und stellt im Grunde eine Art Bilddatei dar. Damit eine Maschine den Inhalt eines PDFs verarbeiten kann, muss der Text mithilfe von OCR (Optical Character Recognition) erst entschlüsselt werden. Dieser zusätzliche Schritt macht PDFs für den automatisierten Rechnungsprozess ungeeignet.

Im Gegensatz dazu ist eine E-Rechnung im XML-Format direkt für Maschinen lesbar, was einen reibungslosen, automatisierten Ablauf gewährleistet. Allerdings sind diese Dateien für den Menschen oft unleserlich und benötigen spezielle Visualisierungsprogramme, um den Inhalt darzustellen. Der wesentliche Unterschied liegt also darin, dass PDFs für den Menschen, XML-Dateien jedoch für Maschinen optimiert sind.

Zu den Formaten, die die Anforderungen an E-Rechnungen erfüllen, zählen beispielsweise XRechnung und ZUGFeRD.

XRechnung: Dieses Format basiert auf einem XML-Datenmodell und ist in Deutschland seit 2020 beim Rechnungsaustausch mit öffentlichen Auftraggebern vorgeschrieben. Aufgrund dieser Verpflichtung hat sich das Format XRechnung inzwischen etabliert und ist weit verbreitet. Entwickelt wurde es von der Koordinierungsstelle für IT-Standards (KoSIT).

ZUGFeRD: Dieses hybride Format kombiniert XML und PDF. Es bietet eine Lösung, die sowohl maschinenlesbare als auch für Menschen leicht zugängliche Elemente enthält.

Insgesamt gilt, dass elektronische Rechnungen weiterhin alle Pflichtangaben einer herkömmlichen Rechnung enthalten müssen. Auch die gesetzliche Aufbewahrungsfrist von zehn Jahren gilt nach wie vor.

Um Unternehmen die Umsetzung der E-Rechnungspflicht zu erleichtern, wurden Übergangsregelungen eingeführt. Ab dem 1. Januar 2025 müssen Unternehmen im B2B-Bereich in der Lage sein, elektronische Rechnungen zu empfangen. Allerdings dürfen bis Ende 2027 unter bestimmten Voraussetzungen weiterhin herkömmliche Rechnungen versendet werden. Ab dem 1. Januar 2028 wird die E-Rechnungspflicht jedoch vollständig umgesetzt sein. Das bedeutet, dass Unternehmen dann in der Lage sein müssen, Rechnungen elektronisch zu erstellen, zu verarbeiten und zu empfangen.

Diese Umstellung fällt mit der Einführung des elektronischen Steuermeldegesetzes zusammen, wodurch die Umsatzsteuer direkt über E-Rechnungen erfasst wird. Wichtig zu beachten ist, dass diese Regelungen ausschließlich für B2B-Unternehmen gelten, also für Transaktionen zwischen Unternehmen. Zudem müssen sowohl der Rechnungssteller als auch der Rechnungsempfänger im Inland ansässig sein.

Obwohl die Umstellung auf E-Rechnungen für Unternehmen mit einem gewissen Aufwand verbunden ist, bietet sie gleichzeitig erhebliche Vorteile und verwandelt die Pflicht in eine Chance für Unternehmen:

• Zeitersparnis: Durch die Möglichkeit der Automatisierung und die verkürzten Durchlaufzeiten beschleunigen E-Rechnungen den gesamten Rechnungsprozess.
• Kostensenkung: Der Wegfall des Postversands reduziert die Kosten erheblich.
• Erhöhte Transparenz: Der Rechnungsworkflow wird transparenter, was eine bessere Nachverfolgung und Kontrolle ermöglicht.
• Verbesserte Effizienz und Genauigkeit: Automatisierte Prozesse minimieren Fehler und steigern die Effizienz.
• Förderung der Digitalisierung: E-Rechnungen treiben die Digitalisierung im Unternehmen voran und unterstützen moderne Arbeitsweisen.
• Liquiditätsvorteil: Schnellerer Rechnungslauf führt zu einer verbesserten Liquidität.
• Platzersparnis bei der Archivierung: Elektronische Archivierung spart physischen Speicherplatz.
• Umweltschutz: Der Verzicht auf Papier schont wertvolle Ressourcen und trägt zum Umweltschutz bei.

Diese Vorteile machen die Umstellung auf E-Rechnungen zu einer lohnenden Investition in die Zukunft des Unternehmens.

Von den Regelungen betroffene Unternehmen müssen sich rechtzeitig auf die Umstellung auf E-Rechnungen vorbereiten - in wenigen Monaten muss die Empfangsfähigkeit von E-Rechnungen umgesetzt sein. Kompatible Softwarelösungen sind hierbei unerlässlich. Es empfiehlt sich, den gesamten Fakturaprozess kritisch zu überprüfen: Ist Ihre Businesssoftware bereit, die neuen Anforderungen zu erfüllen? Wir haben für Sie die passende Lösung, um diese Herausforderung sicher und effizient zu meistern.

Mit TecArt Professional können Sie E-Rechnungen versenden und empfangen - in den Formaten XRechnung und ZUGFeRD. Wie funktioniert das genau?

Eingangsrechnungen: Sie bekommen eine E-Rechnung per E-Mail. Im System wird die Rechnung validiert. Anhand definierter Kriterien kann die Rechnung bereits bestehenden Objekten, wie Lieferanten oder Verträgen automatisch zugeordnet werden.

Ausgangsrechnungen: Sie erstellen die Rechnung einfach aus Ihrem TecArt-System heraus. Diese kann in verschiedenen Formaten gespeichert und als E-Rechnung verschickt werden.

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