Häufig gestellte Fragen & Antworten

Die Entscheidung für eine neue Unternehmenssoftware ist von enormer strategischer Relevanz und hat Einfluss auf Ihr Datenmanagement und die Arbeitsprozesse in Ihrem Unternehmens oder Ihrer Organisation. Grundlage einer Entscheidung sollte daher stets eine solide Bedarfsanalyse sein. Sie sollten Ihre Wünsche priorisieren (z. B. in verpflichtend, wichtig und nice-to-have). Im Idealfall haben Sie im Rahmen Ihrer Evaluation einen internen Workshop (ggf. mithilfe eines seriösen IT-Beratungsunternehmens) durchgeführt. Um die für Sie besten Wege zur Realisierung Ihrer Anforderungen zu erarbeiten, empfehlen wir einen TecArt-Beratungsworkshop, auf dessen Grundlage ein konkreter Lösungsansatz und Fahrplan zur Umsetzung erstellt werden kann. Eine Budgetierung des Vorhabens hilft, eine unter allen wichtigen Gesichtspunkten optimale Lösung zu erarbeiten.

Enorm vielfältige Möglichkeiten der individuellen Anpassung werden den Bedürfnissen von Kunden aus unterschiedlichsten Branchen gerecht - vom Einzelunternehmer bis hin zum großen Mittelständler. TecArt-Software wird von Unternehmen aus dem Baugewerbe, Ingenieurbüros, Agenturen, Beratungsunternehmen und anderen Dienstleistern, dem produzierenden Gewerbe, Telekommunikations- und Energiegesellschaften, Institutionen des öffentlichen Dienstes, Vereinen, Handwerksbetrieben, anderen Software-Herstellern, Bildungsträgern, Handelsunternehmen usw. eingesetzt. Zentrale Einsatzfelder ergeben sich in allen administrativen Bereichen (wie Sekretariat, BackOffice, Buchhaltung, Controlling, Personal) als auch in Vertrieb und Marketing sowie im Service- und Projektmanagement.

Der Zugriff über den Desktop-Rechner und Laptop unter Microsoft Windows, Apple MacOS oder Linux erfolgt entweder über einen der gängigen Internetbrowser oder die Desktop-App "TecArt-Starter" (für Windows, macOS und Linux) für eine optimale Desktop-Integration.

Die Nutzung auf Smartphones und Tablets ist auf verschiedenen Wegen möglich: Je nach Gerätehersteller und Plattform (Apple iOS oder Google Android) können E-Mails, Kontakte, Termine, Aufgaben und Notizen via "TecArt-Push" auf das Mobilgerät synchronisiert werden. Wir empfehlen die Nutzung von Apple iOS aufgrund der sauberen Implementierung des Synchronisationsdienstes.
Zudem gibt es eine Web-App für den lesenden Zugriff in Echtzeit bei bestehender Internetverbindung. An einer nativen App, die auch für den Offline-Einsatz geeignet ist, wird gearbeitet.

Da der Zugriff auf die Software allein über einen Browser erfolgt, ist der Einsatz des Desktop-Betriebssystems prinzipiell irrelevant. Deshalb kann die die TecArt-Software neben Windows und macOS auch auf weniger verbreiteten Betriebssystemen wie sämtliche Linux-Distributionen oder Google's Chromebook verwendet werden. Die Desktop-App "TecArt-Starter" ist für Windows, macOS und Linux verfügbar.
Zur Nutzung der mobilen Dienste "TecArt-Push" und "TecArt WebApp" eignen sich sowohl Google Android als auch Apple iOS.

Die TecArt-Software ist mit allen gängigen Browsern kompatibel. Wir empfehlen die Nutzung von Google Chrome, Mozilla Firefox, Apple Safari oder des kostenfreien TecArt-Starters als Desktop-Browser.

Die TecArt Business Software nimmt eine Trennung von Datensätzen über die detaillierte Rechteverwaltung vor und ist damit quasi mandantenfähig. Der Vorteil liegt in einer einfacheren Handhabung bei gleicher Sicherheit. So kann doppelte Datenhaltung innerhalb einer Firmengruppe vermieden werden und trotzdem erhält jeder „Mandant“ seinen eigenen Datenpool über dedizierte Datenrechte. Die Administration kann dabei auch zentral für alle Mandanten erfolgen. Unternehmerische Herausforderungen (wie bspw. Umstrukturierungen) sind über dieses Prinzip einfacher zu handhaben, als über klassische Mandantschaften (absolute Trennung der Datenbanken). Bei der Rechnungslegung wird weiterhin auf eine klassische Mandantenfähigkeit gesetzt, da jede Unternehmung einer Firmengruppe ihre eigenen Fakturierungsvorgänge abbilden muss.

Die Installation der TecArt-Software und die Datenhaltung erfolgt stets zentral auf einem Server. Abhängig von der bevorzugten Bereitstellungsvariante (TecArt Cloud oder Server), geschieht dies entweder bei der TecArt GmbH in Erfurt ("Cloud") oder auf dem Kundenserver ("Server"). Die Anwender arbeiten, wie bei anderen web-basierten Softwaresystemen auch, mit dem Browser oder dem TecArt-Starter immer direkt auf dem Server. Das ist vergleichbar mit der Weboberfläche Ihres E-Mail-Kontos; daher ist stets eine Netzwerkverbindung (Internet oder internes Firmennetzwerk) erforderlich.

Als Offline-Client eignet sich das eigene Smartphone, Tablet oder das evtl. noch auf dem PC installierte Outlook: Über den Synchronisationsdienst "TecArt-Push" werden Daten aus TecArt auf z.B. das Smartphone übertragen und stehen dort auch ohne Internetverbindung zur Verfügung. Der erneute Abgleich mit TecArt erfolgt, sobald wieder eine Internetverbindung besteht.

Es besteht die Möglichkeit, das System mehrsprachig zu nutzen. Neben Deutsch und Englisch können weitere Sprachen (wie Italienisch, Portugiesisch, Spanisch, Französisch, Polnisch) auf Wunsch freigeschaltet werden. Wie kann ich die Software testen? Zum Testen der Software gibt es mehrere Möglichkeiten:

• Live-Demo mit Testdaten (ohne Registrierung),
• TecArt Business Free (lokale TecArt Business Installation im unlimitierten Freemium-Paket) und
• 30-Tage Testzugang (mit Testdaten und Zugriff auf die Administration).

Am Einfachsten ist es, Bestandsdaten über den CSV-Import in das TecArt-System einzuspielen. Eine direkte Datenübernahme aus verschiedensten Software-Systemen ist über die Web-Schnittstellen (API oder Webservices) möglich. Über diesen Weg kann auch ein permanenter Datenabgleich (Synchronisation) unidirektional oder bidirektional realisiert werden. Bei Fragen zum Thema beraten wir Sie gern.

Unsere Grundidee ist es, jegliche Kommunikation, alle Vorgänge und Daten bzw. Dokumente innerhalb einer zentralen Software abzubilden, um auf geschlossene Insellösungen verzichten zu können. TecArt bietet Ihnen wesentlich mehr Funktionalität und Sicherheit als Outlook. Zudem sind die klassischen Funktionalitäten (wie Kontakte, E-Mails, Termine und Aufgaben) hervorragend in das Gesamtsystem eingebunden. Wenn Sie zusätzlich zum TecArt-System Ihr bisheriges Outlook parallel weiterverwenden möchten, ist über den kostenlosen Dienst "TecArt-Push" eine Synchronisierung zu einem Outlook ab Office 2013 möglich. Ihre E-Mail-Accounts können Sie als IMAP-Konfiguration immer in beiden Systemen einbinden und abrufen.