Warum Ihre neue Software zum Rechnungen schreiben ein CRM sein sollte!

Vielleicht kennen Sie das: Ihr Vertriebsteam hat durch viel Engagement und Beratung ein angenommenes Angebot vorliegen und übergibt dieses an das Auftrags- oder Projektmanagement. Dieses erfasst Aufträge oder Verträge in der Rechnungssoftware oder einem ERP-System und muss die Daten vom Angebot nun wieder erneut abtippen und Auftrags- oder Vertragsposten erstellen. Auch wenn Sie Angebote und Aufträge bereits in einem System abwickeln können, treten oft Probleme auf. Besonders bei der Rechnungserstellung und dem Rechnungscontrolling durch die Buchhaltung kann es zu Verzögerungen kommen. Ursache dafür sind häufig Medienbrüche oder eine Inkonsistenz der übergebenen Daten. So wird viel Zeit und Arbeitskraft im Unternehmen aufgewendet, bevor die Leistungen, für die Ihr Kunde bezahlt hat, überhaupt angegangen werden. Effizienz sieht anders aus.

Doch nicht nur seit heute ist Effizienz der Schlüssel zum Erfolg. Kleine und mittelständische Unternehmen stehen vor der Herausforderung, in einer stetig komplexer werdenden Geschäftswelt ihre Prozesse zu optimieren, um wettbewerbsfähig zu bleiben. Ein zentraler Aspekt dabei ist der Rechnungsworkflow, der eng mit der Angebotserstellung sowie der Auftrags- und Vertragserstellung verknüpft ist. In diesem Blogbeitrag erfahren Sie, welche Kriterien einen optimierten Faktura-Workflow auszeichnen und welche Wettbewerbsvorteile Sie daraus ziehen können.

Ein effizienter Rechnungsworkflow ist entscheidend für die Liquidität und das Cashflow-Management eines Unternehmens. Verzögerungen oder Fehler in diesem Prozess können zu erheblichen finanziellen Einbußen führen. Ein optimaler Workflow sorgt dafür, dass Rechnungen schnell und korrekt erstellt, versendet und bezahlt werden. Darüber hinaus spielt die Integration von Angeboten, Aufträgen und Verträgen eine wichtige Rolle, um einen nahtlosen Ablauf zu gewährleisten und wertvolle Arbeitszeit zu sparen.

1. Angebot erstellen

Der erste Schritt im Rechnungsworkflow ist die Erstellung eines Angebots. Hierbei ist es wichtig, dass das Angebot klar und präzise ist und alle relevanten Informationen enthält. Eine gute Softwarelösung unterstützt diesen Prozess:

Durch die Bereitstellung von Vorlagen können Angebote schnell erstellt und individuell angepasst werden, was wertvolle Zeit spart. Automatisierte Berechnungen sorgen dafür, dass Preise, Rabatte und Steuern ohne manuelle Eingaben korrekt ermittelt werden. Zudem ermöglicht die Versionierung, verschiedene Versionen eines Angebots zu speichern und miteinander zu vergleichen, um die bestmögliche Lösung für den Kunden zu finden.

2. Auftrag- oder Vertrag erstellen

Sobald ein Angebot akzeptiert wird, folgt die Erstellung eines Auftrags oder Vertrags. Eine leistungsfähige Softwarelösung kann diesen Prozess erheblich vereinfachen.

Durch die automatische Übernahme von Daten lassen sich alle oder nur ausgewählte Artikelposten nahtlos in den Auftrag oder Vertrag übertragen, sodass aus einem einzigen Angebot mehrere Aufträge oder Verträge entstehen können. Zudem sorgen rechtssichere Vorlagen dafür, dass alle gesetzlichen Anforderungen erfüllt werden. Die Möglichkeit, flexible Abschlagsrechnungen zu erstellen, gewährleistet eine präzise Abrechnung bereits vor der vollständigen Leistungserbringung.

3. Rechnung erstellen

Die Rechnungserstellung bildet den zentralen Bestandteil des gesamten Prozesses. Eine effiziente Rechnungssoftware sollte daher mehrere essenzielle Funktionen bieten.

Die automatisierte Rechnungserstellung ermöglicht die direkte Generierung von Rechnungen basierend auf vorhandenen Aufträgen oder Verträgen, wodurch manuelle Arbeitsschritte entfallen. Gleichzeitig sollte das System verschiedene Rechnungsarten unterstützen – sei es die klassische Papierrechnung oder unterschiedliche Varianten der E-Rechnung – ohne den Workflow zu beeinträchtigen. Eine Integration mit Buchhaltungssystemen sorgt dafür, dass Rechnungsdaten nahtlos übertragen werden und eine konsistente Buchführung gewährleistet ist. Ergänzend dazu helfen automatische Zahlungserinnerungen, offene Forderungen im Blick zu behalten und säumige Zahlungen effizient anzumahnen.

4. Zahlungen nachhalten

Der letzte Schritt im Rechnungsworkflow ist die Zahlungsabwicklung.

Die automatische Zuordnung von Zahlungen stellt sicher, dass eingehende Zahlungen direkt den entsprechenden Rechnungen zugewiesen werden, wodurch manuelle Nachbearbeitungen entfallen. Ergänzend dazu bietet eine umfassende Berichterstattung einen klaren Überblick über den Zahlungsstatus sowie offene Auftragsposten, sodass Unternehmen jederzeit über ihre finanziellen Ströme informiert sind und gezielt Maßnahmen ergreifen können.

Ein optimaler Auftrags- und Rechnungsworkflow ist entscheidend für den Erfolg kleiner & mittelständischer Unternehmen. Durch die Integration von Angebotserstellung, Auftrags- und Vertragserstellung sowie Rechnungserstellung und Zahlungsabwicklung können Unternehmen ihre Prozesse erheblich effizienter gestalten. Eine CRM-Software mit integriertem Rechnungsworkflow bietet zahlreiche Vorteile und ist darüber hinaus auch GoBD-konform.

Bei der Auswahl einer geeigneten Rechnungssoftware sollten sie auch das Thema Datensicherheit nicht vergessen: TecArt bietet höchste Datensicherheit und -integrität auf deutschen Servern oder Ihrer eigenen Hardware. Ein Rechnungstool, über welches Sie sich keine Gedanken machen müssen!