Homeoffice: Leitfaden & Software Die Kunst, zu Hause effektiv zu arbeiten
Aktuell gestalten bis zu 61 Prozent der Arbeitnehmer ihren Arbeitsalltag im Homeoffice. Theoretisch könnten es bis zu 80 Prozent sein – wenn Unternehmen in der Lage sind, ihre technischen Potenziale zu nutzen. Dank TecArt CRM dirigieren Sie Ihr Business ganz selbstverständlich von zu Hause aus. Folgen Sie dem Pfad der Zukunft!
Wer hat Anspruch auf Homeoffice?
Ein Recht auf Arbeit im Homeoffice haben Arbeitnehmer nur dann, wenn es vertraglich mit dem Arbeitgeber vereinbart wurde. Andernfalls ist eine individuelle Absprache notwendig, der beide Seiten zustimmen müssen. Das bedeutet: Auch wenn das Unternehmen seine Mitarbeiter in der aktuellen Situation ins Homeoffice versetzen möchte, muss der Arbeitnehmer damit einverstanden sein. Denn erst, wenn alle wichtigen Faktoren geklärt sind, kann die Arbeit in den eigenen vier Wänden beginnen.
Homeoffice-Leitfaden: Grundlagen So kreieren Sie eine sichere Arbeitsumgebung!
Wählen Sie einen festen Hauptarbeitsplatz, an dem Sie Laptop & Co. nach getaner Arbeit einfach zuklappen und stehenlassen können. Ideal ist ein ausreichend großer, gut sortierter Schreibtisch, der sich bestenfalls auch als Stehschreibtisch nutzen lässt. Der Tisch sollte so ausgerichtet sein, dass das Tageslicht seitlich auf den Bildschirm fällt. Worauf es bei einem guten Arbeitsplatz noch ankommt, erfahren Sie bei Ergonomie am Arbeitsplatz.
Ein abschließbares Arbeitszimmer ist perfekt, um sich dem Alltagstrubel für einige Stunden zu entziehen – und effektiv zu arbeiten. Haben Sie keinen eigenen Raum dafür, suchen Sie sich einen möglichst ruhigen Platz in Ihrer Wohnung als Arbeitsecke aus. Sprechen Sie mit Ihren Kindern darüber, dass Sie Zeit und Raum zum unterbrechungsfreien Arbeiten benötigen.
Abwechslungsreiche Unterhaltungsmöglichkeiten wie neue Stifte, Malbücher oder Kreuzworträtsel sorgen neben den schulischen Aufgaben für Beschäftigung. Wie wäre es mit einem kostenlosen, personalisierten Malbuch von Hurra Helden? Größere Kinder können auch mal eine kurze Tablet- oder Video-Session einlegen. Und das Wichtigste: Gehen Sie gemeinsam an die frische Luft! Denn Bewegung im Freien ist nicht nur Balsam für die Seele, sondern wirkt auch gegen Viren!
Bei auswärtigen Tätigkeiten sind Sie über Ihren Arbeitgeber versichert – auch im Homeoffice. Ausnahmen bestehen jedoch für die Küche und sanitäre Einrichtungen. Wie Sie in Ihrem Zuhause ein sicheres Arbeitsumfeld schaffen, regeln die Unternehmensrichtlinien oder eine konkrete Betriebsvereinbarung im Detail.
Die Einführung von Homeoffice sollte unbedingt schriftlich geregelt werden. Möchten Unternehmen ganze Abteilungen nach Hause versetzen, lohnt sich eine Betriebsvereinbarung als Standardprozedere. Ist das Homeoffice lediglich eine Einzelfallentscheidung, wird das besser in einem Absatz des jeweiligen Arbeitsvertrages vermerkt.
Die Einführung von Homeoffice sollte unbedingt schriftlich geregelt werden. Möchten Unternehmen ganze Abteilungen nach Hause versetzen, lohnt sich eine Betriebsvereinbarung als Standardprozedere. Ist das Homeoffice lediglich eine Einzelfallentscheidung, wird das besser in einem Absatz des jeweiligen Arbeitsvertrages vermerkt.
Arbeitszeiterfassung und Datensicherheit sind zwei wichtige Faktoren, weshalb viele Unternehmen das Projekt „Homeoffice“ noch immer als Persona non grata betrachten. Dabei ist es in der Praxis gar nicht so schwer, den Anforderungen der DSGVO gerecht zu werden. Die wichtigsten datenschutzrechtlichen Aspekte für die Arbeit zu Hause sind:
- Der Raum für das Homeoffice sollte vollständig abschließbar sein.
- Die vorhandene (technische) Ausstattung sollte ausschließlich beruflich genutzt werden.
- Alle Bereiche mit relevanten Daten sollten durch ein Passwort geschützt sein.
- PC oder Laptop sollten über eine zusätzliche Verschlüsselung verfügen.
- Berufliche E-Mails sind ausschließlich an berufliche Postfächer weiterzuleiten.
- Alle Ausdrucke und Papierunterlagen sind in einem abschließbaren Schrank zu verstauen.
Werden diese Faktoren bei der Einrichtung des Homeoffice beachtet, können Sie auch von Zuhause aus sicher und flexibel arbeiten. Damit sind Viren und andere Alltagsbelastungen kein Problem mehr für modern ausgerichtete Unternehmen.
Vertrauen ist eine wichtige Grundlage für die Arbeit im Homeoffice. Das gilt insbesondere für die Arbeitszeit. Diese muss laut EuGH-Urteil vom 14. Mai 2019 vollständig erfasst werden – in einem objektiven, verlässlichen und zugänglichen System. Doch das bedeutet nicht, dass Arbeitnehmer in Heimarbeit jetzt weniger flexibel sind. Mithilfe elektronischer Programme zur Zeiterfassung lässt sich diese Vorgabe bequem umsetzen. Alternativ reichen eine klassische Excel-Tabelle oder eine handgeschriebene Stundensammlung zur Dokumentation (für den Gesetzgeber) aus.
Gängige Arbeits- und Pausenzeiten müssen auch im Homeoffice eingehalten werden. Nach sechs Arbeitsstunden stehen Arbeitnehmern 30 Minuten Pause zu, ab neun Stunden Arbeit sind es insgesamt 45 Minuten.
Tablet und Notebook sind ein nettes Gimmick, um das Homeoffice für Ihre Mitarbeiter attraktiver zu gestalten. Doch ein klassischer Desktop-PC ist noch immer die erste Wahl vieler Arbeitnehmer. Lässt sich dieser aus Platzgründen nicht am Heimarbeitsplatz installieren, können Sie mit den folgenden Hilfsmitteln trotzdem ein produktives Homeoffice schaffen:
- externer Monitor: höhenverstellbar; mindestens 27 Zoll Bildschirmdiagonale; Auflösung passend zu der des Notebooks (HD, FHD, QHD, 4K etc.); ggf. gute Farbtreue
- Notebook-Ständer: möglichst höhenverstellbar
- LAN-Kabel: meist schneller und sicherer als WLAN
- Tastatur und Maus: Tastatur mit Handballenauflage und ergonomische Maus; ideal: kabelloses Set mit USB-Dongle
- Headset (ohrumschließend): Unverzichtbar für Web-Meetings und Telefonate! Empfehlung: Gaming-Headsets ab 50 Euro; Bonus: Hochpreisige Modelle mit Geräuschfilter – falls es mit den Kindern doch nicht klappt.
- USB-Docking-Station: Bietet mehr Möglichkeiten, um externe Geräte am Notebook anzuschließen.
Stehen Notebooks und andere akkubetriebene Geräte ständig unter Strom, verkürzt das die Lebenszeit des Akkus enorm. Achten Sie deshalb darauf, Laptop & Co. nicht zu über- oder unterladen. Bei Notebookcheck erfahren Sie mehr zu diesem Thema.
Homeoffice-Software | TecArt CRM Flexibel arbeiten – so einfach wie noch nie!
Geben Sie die System-URL in die Adresszeile des Browsers ein und melden Sie sich bei Ihrem Homeoffice-CRM von TecArt an. Alles ist bereits für Sie vorbereitet: E-Mail-Accounts, Kalender und Dokumente. „Hier spielt TecArt wieder richtig seine Stärken aus! Das wäre früher alles nicht so einfach gegangen.“, meint auch unser Kunde Christian Wolf, Geschäftsführer von City Talk Würzburg.
Mobil arbeiten mit allen Devices
Unsere Grafikoberfläche ist für sämtliche Touch-Geräte optimiert. Greifen Sie einfach über den Browser zu – ob per Laptop oder Tablet.
60 Gigabyte Cloud-Speicher
Sie starten mit 60 GB Cloud-Speicher für Dokumente, E-Mails und sonstige Daten. Für jeden weiteren Nutzer erhalten Sie 10 GB für das komplette System on top.
Automatische Zeiterfassung
Die Arbeitszeiten werden im Homeoffice per Software mit dem Login erfasst. Alle Aktivitäten (z. B. Aufgaben oder Anrufe) können automatisch mit einem Timer getrackt werden.
Collaboration Tools
Nutzen Sie den sicheren integrierten E-Mail-Client und den Live-Chat, um die barrierefreie Kommunikation zwischen Office und Homeoffice zu fördern.
TecArt Office-Suite
Sparen Sie unnötige Microsoft-Office-Lizenzen. Dank der integrierten TecArt Office-Suite samt Dokumentenmanagement haben Sie Word, Excel und PowerPoint im Griff.
Terminplaner & Kalender
Planen Sie mit dem TecArt Homeoffice-CRM komfortabel alle in- und externen Termine für Kunden, Mitarbeiter, Abteilungen und Teams.
Groupware als Kommunikationsplattform
Die TecArt CRM Groupware dient als zentrale Kontaktdatenbank für die komplette Kommunikation.
Projektverwaltung & Aufgabenmanagement
Sie haben den kompletten Überblick über alle ex- und internen Projekte. Aufgaben werden einfach per Kanban abgearbeitet.
Anrufe & Telefonanlagen
Protokollieren Sie Ihre Anrufe auch von zu Hause aus und binden Sie Ihre Telefonanlage mittels Starface oder xPhone Connect an.
Stand-alone-Homeoffice-Software Praxiserprobte Tools für meisterhaftes Kundenmanagement
Geben Sie Ihren Talenten die richtigen Werkzeuge an die Hand – jederzeit und überall! Denn auch im Homeoffice ist Software entscheidend für Ihren Erfolg. Alle Mitarbeiter sollten mit dem gleichen Setting ausgestattet werden, um eine reibungslose Kommunikation und einen schnellen Wechsel zwischen Büro und Heimarbeit zu ermöglichen. Datenschutz und Datensicherheit gilt es dabei ebenso zu beachten. Mit der TecArt CRM Groupware erhalten Sie eine – im Vergleich zu teuren Einzellösungen – kostengünstige All-in-one-Software.
Welche Programme Ihre Mitarbeiter für das Homeoffice benötigen, hängt ganz von ihren Aufgaben ab. Deshalb möchten wir Ihnen im Folgenden die gängigste Einzelsoftware für verschiedene Tätigkeitsschwerpunkte vorstellen.
Tools zur Kommunikation
Eine beliebte Stand-alone-Lösung in diesem Bereich ist Skype (for Business). Alternativ bietet sich eine UC-Komplettlösung für Telefonie, Videokonferenz und Chat an, wie xPhone Connect von C4B.
- TecArt CRM Pro mit xPhone Connect (UC Komplettlösung) oder Starface Connector
- Skype und Skype for Business
- Google Hangout
Geschäftsbriefe verfassen, Präsentationen vorbereiten oder die Unternehmenszahlen übersichtlich darstellen – eine professionelle Office-Suite kann viele Aufgaben erleichtern. Wählen Sie zwischen Einzellösung und All-in-One-Software für das Homeoffice.
- TecArt Office Editor samt Dokumentenmanagement
- MS Office (Excel, Word und Powerpoint)
- Only Office als Office Alternative
Kommunikation ist alles! Auch im Homeoffice will das CRM sorgsam gepflegt werden – vom ersten Lead bis zur Bestandskundenbetreuung haben Sie mit der richtigen Software alles im Griff.
- TecArt CRM Pro mit integriertem E-Mail Client
- Thunderbird
- Microsoft Outlook
Sichere Lösungen sind im Business-Umfeld unverzichtbar. Das gilt auch für Chatprogramme zur internen Kommunikation. Beliebte Messenger wie WhatsApp, Facebook oder Telegram erfüllen die DSGVO-Richtlinien nicht und sollten deshalb nur im privaten Bereich genutzt werden.
- TecArt CRM Pro mit integriertem Firmenchat
- Microsoft Teams
- Slack Inc. Slack
Grundlegende Software für Videotelefonie und Business-Chat sollte auf jedem Gerät installiert sein, um die in- und externe Kommunikation zu unterstützen. Spezifische UC-Lösungen erhöhen den Komfort in diesem Bereich und sorgen für eine einheitliche Anwendungsumgebung.
Eine Office-Suite und branchenspezifische Software sollten ebenfalls Teil der Installation sein, um Arbeitsprozesse auch im Homeoffice vollständig umsetzen zu können. Ermöglichen Sie Ihren Mitarbeitern jederzeit Zugriff auf das CRM. Nur so können sie Datenverwaltung, Kundenbindung und andere Komponenten von Zuhause aus im Blick behalten.
Software für Kundenpflege, Aufgaben- und Projektmanagement
Benötigen Sie lediglich eine einfache Aufgabenverwaltung mit Kanban-Board à la Trello – oder möchten Sie komplexe Projektmanagementvorgänge abbilden? Treffen Sie diese Entscheidung frühzeitig.
- TecArt Aufgaben- & Projektmanagement mit Kanban
- Trello
- Asana
Mit einem Onlinespeicher greifen Sie weltweit sicher auf Ihre Daten zu. Das erlaubt Ihnen eine flexiblere Arbeitsweise, von der nicht nur Außendienstmitarbeiter profitieren.
- TecArt CRM Pro mit mindestens 60 GB Speicher
- Google Drive
- Dropbox
IT-Support bei den eigenen Mitarbeitern und Ihren Kunden leisten Sie per Fernzugriff einfach und bequem. Das spart Reisekosten und Zeit.
- TeamViewer
- AnyDesk
- WebEx Meetings
Sichere Passwörter generieren, vorhandene Kennwörter verschlüsselt speichern und verwalten – diese Möglichkeiten bieten Ihnen gängige Passwortmanager. Gehen Sie auf Nummer sicher!
- Lastpass
- TecArt CRM Pro mit integriertem Passwortmanager
- KeePass
TecArt Praxistipp: Homeoffice Telefonie & Web-Meetings über die TK-Anlage
Lassen sich Telefonate im Homeoffice auch über die TK-Anlage der eigenen Firma abwickeln? In der Regel sollte das kein Problem sein – benötigt jedoch etwas Konfigurationsaufwand. Meist muss ein Softphone-Client installiert werden, der die Verbindung zwischen PC und Telefonanlage herstellt. Möchten Sie das TecArt-System einbinden, benötigen Sie zusätzlich einen CTI-Client auf Ihrem Notebook, der die Kommunikation zwischen Telefonanlage und TecArt-Starter steuert. Option für Windows-Nutzer: Sie können alternativ die TAPI-Funktion des TecArt-Starters nutzen, wenn eine entsprechende Schnittstelle auf Ihrem PC vorhanden ist. Eine konkrete Anleitung erhalten Sie von Ihrem Admin oder dem Dienstleister Ihrer TK-Anlage.
Komfortlösung mit dem MacBook: Wir bei TecArt nutzen eine Starface-Telefonanlage mit einer direkten Schnittstelle zu unserem System. Diese stellen wir selbstverständlich auch unseren Kunden kostenfrei zur Verfügung. Damit benötigen wir lediglich einen Softphone-Client wie ZoiPer oder Telefon Pro für Mac. Die Daten tragen wir in den Starface-Account ein und schon kann der Projektdirigent den ersten Ton anstimmen.
GoToMeeting ist unser Tool für Online-Meetings, das alle Plattformen von Windows und Android, über iOS, bis hin zu Linux unterstützt – mit guter Audio- und Videoqualität. Sollte die Einrichtung über die TK-Anlage bei Ihrem MacBook nicht wie gewünscht funktionieren, lässt sich GoToMeeting auch als Ersatzlösung für Ihre Telefonie einsetzen.
Unser Tipp für Videotelefonie im Homeoffice: Positionieren Sie die Webcam auf Ihrer Augenhöhe und denken Sie an Ihr Business-Outfit – zumindest im Sichtfeld der Kamera.
Homeoffice: Datenschutzkonzept So sicher wie die Mona Lisa im Louvre!
Unser Sicherheitskonzept bietet alles, was Sie für eine sichere Arbeit im Homeoffice benötigen. Es erfüllt die Richtlinien der DSGVO und ermöglicht Ihnen eine bequeme Abwicklung Ihres Daily Business mit dem TecArt CRM. Die Highlights:
- 4.096 Bit Verschlüsselung
- Sicherheitsstufe "VS-Vertraulich" für behördliche Verschlusssachen
- Eigentumsgarantie Ihrer Kundendaten
Homeoffice & Datenschutz Meistern Sie Ihr Daily Business im Datenschutz-Anzug!
Homeoffice lautet das neue Motto vieler Unternehmen, seit das Coronavirus in Europa und weltweit den Ton angibt. Für Arbeitnehmer bedeutet das zum Teil mehr Freiheit und Flexibilität – für Firmen kann die Heimarbeit jedoch auch Gefahren bergen, insbesondere im Hinblick auf den Datenschutz.
Die meisten Unternehmen haben strikte Richtlinien, wenn es um die Arbeit mit sensiblen Daten an ihren Standorten geht. Doch im Homeoffice sind viele davon nicht praktisch umsetzbar. Zudem lässt sich nicht prüfen, ob die Mitarbeiter die bestehenden Datenschutzrichtlinien einhalten. Wir zeigen Ihnen, worauf es bei der Arbeit zu Hause ankommt und wie mit sensiblen Daten umgegangen werden sollte.
Klären Sie im ersten Schritt ab, ob Ihre Mitarbeiter mit personenbezogenen Daten in Kontakt kommen. Ist das nicht der Fall, müssen Sie sich um datenschutzrechtliche Belange keine Gedanken machen. Andernfalls sind Maßnahmen zu definieren, um vor allem Daten nach § 3 Abs. 1, 9 BDSG und nach § 67 Abs. 1 SGB X zu schützen.
Viren sind nicht nur eine Gefahr für Menschen, sondern auch für Ihre firmeninternen Daten. Umso wichtiger ist es, Informationen bei der Heim- oder Remote-Arbeit vor dem Zugriff Unbefugter zu bewahren. Das schließt sowohl Fremdzugriffe auf den PC durch Malware ein als auch durch Familienmitglieder und Besucher Ihrer Mitarbeiter vor Ort.
Die fünf Komponenten des Datenschutz-Anzuges:
Ein separates, abschließbares Arbeitszimmer in der Wohnung oder dem eigenen Haus ist eine effektive Schutzmaßnahme für sensible Daten. Alle Arbeitsunterlagen sollten zudem in einem Schrank mit Schloss untergebracht werden.
Stellen Sie Ihren Mitarbeitern einen PC und andere technische Geräte zur Verfügung, sind diese ausschließlich für berufliche Zwecke zu verwenden. Für eine private Nutzung ist zwingend eine Ausnahmegenehmigung notwendig.
Um Zugriffe auf den PC durch andere Haushaltsmitglieder Ihres Arbeitnehmers zu verhindern, sollte das Gerät mit einem Passwort geschützt werden. Verpflichtend ist auch das Sperren des Bildschirms beim kurzzeitigen Verlassen des Arbeitsplatzes – wie es auch am Bürostandort üblich sein sollte.
Der Versand von E-Mails ist nur dann sicher, wenn er verschlüsselt erfolgt. Wird WLAN im Homeoffice verwendet, ist das System mit dem höchsten Sicherheitsstandard auszuwählen. Das vermeidet den Datenzugriff von außen.
Der richtige Umgang mit wichtigen Unterlagen – ob Kundenakten oder Firmendaten – sollte bis hin zur Aktenvernichtung definiert sein. Dazu gehört es auch, überflüssige Unterlagen mit sensiblen Daten nicht einfach ungeschreddert in den Papierkorb zu verschieben, ob digital oder in Papierform.
Es kann notwendig sein, dass Heimarbeiter Zutritt zu ihrem Arbeitsplatz gewähren müssen. Nur so kann der Datenschutzbeauftragte Ihres Unternehmens oder der Datenschutzbehörde prüfen, ob die Richtlinien eingehalten werden. Notwendige und umsetzbare Schutzmaßnahmen für das Homeoffice werden im Anschluss daran definiert.
Das Homeoffice hat sich mittlerweile – und in der aktuellen Lage besonders – zu einem beliebten Arbeitsplatz entwickelt. Viele Unternehmen bieten die Arbeit von zu Hause aus parallel zum Büroarbeitsplatz an. Doch auch in Heimarbeit muss stets der Datenschutz gewahrt sein. Sofern bestimmte sicherheitsrelevante Maßnahmen bei der Arbeit mit personenbezogenen Daten eingehalten werden, gibt es von rechtlicher Seite keine Einwände.
Arbeitnehmer im Homeoffice müssen sich darüber bewusst sein: Im Falle eines Datenverlustes ist eine entsprechende Meldung an die zuständige Aufsichtsbehörde zu machen! Dazu sollten stets die Rechtsfolgen gemäß § 42 BDSG präsent sein, wenn es tatsächlich zu einem Missbrauch personenbezogener Daten kommt.
Hier finden Sie Sonderinformationen zum Datenschutz während der Coronakrise: datenschutzzentrum.de oder direkt als PDF downloaden.
Kostenloses Kids-Entertainment-Set für Eltern im Homeoffice Zu Hause arbeiten mit Kindern? Das geht!
Mit der Coronakrise hat Kreativität eine weitere Definition erhalten: Arbeit und Unterhaltungsprogramm für die Kids unter einen Hut zu bekommen. Das bedeutet für eine Vielzahl der Eltern, ihr Arbeits- und Familienleben komplett neu zu denken. Anders als bisher, teilen Kinder und Eltern nun deutlich mehr Zeit im Alltag miteinander – wenn Betreuungsangebote ausfallen, sogar 24/7. Das kreiert Chancen: mehr Miteinander, mehr Füreinander, mehr gegenseitiges Verständnis!
Doch es prägt auch die tägliche Challenge: Arbeiten im Homeoffice und parallel die Kinderbetreuung meistern. Nutzen Sie die außergewöhnliche Situation für einen kreativen Rollentausch. Ob Tischdienst, ein gesunder Snack für zwischendurch oder eine musikalische Pause – schon die Jüngsten können das Heft in die Hand nehmen und ihre Eltern im Alltag entlasten.
Wir haben ein „Kids-Entertainment-Set für Eltern im Homeoffice“ entwickelt. Es beinhaltet eine kostenfreie Beschäftigungshilfe für Kinder, mit dem sie sich selbst einmal wie ein Projektdirigent fühlen werden. Wir wünschen Ihnen viel Freude, Ausdauer und Geduld beim gemeinsamen Gestalten Ihres neuen Alltags.
Vom Autor Frank Panser Mein Fazit für das Homeoffice
Welche Komponenten für die Arbeit relevant sind, muss jedes Unternehmen für sich entscheiden. Als Basis dienen branchentypische Hardware und die zugehörige Software. Um die Erreichbarkeit per Telefon zu gewährleisten, kann eine zusätzliche Telefonanlage angeschlossen, ein Softphone installiert oder das private Smartphone genutzt werden. Je nach Arbeitsweise bietet sich auch ein Business-Chat an, über den Ihre Mitarbeiter intern kommunizieren.
Während der Arbeit zu Hause sollten Arbeitnehmer aktiv auf die Kundendaten zugreifen können, um neue Anfragen zu bearbeiten. Dank TecArt-Software für das Homeoffice ist das jederzeit möglich: Alle wichtigen Daten sind zentral gespeichert, sodass einer einwandfreien Zuordnung nichts mehr im Weg steht.
Mein Tipp für einen komfortablen Arbeitstag: Treffen Sie einheitliche Absprachen zu Abläufen wie Meetings sowie Besprechungen und einigen Sie sich auf gemeinsame Arbeitszeiten innerhalb des Teams. Das vereinfacht die Planung von Videokonferenzen und schafft trotz Homeoffice ein Wir-Gefühl.