Projekt Marketing | CRM Projekte Stakeholderanalyse Die Mixtur macht´s: Rühren Sie das passende Zauberelixier für Ihr CRM Projekt an!
Der Zaubertrank für ein gutes Gelingen Ihres CRM Projekts mit Wohlwollen seitens Ihrer Mitarbeiter benötigt lediglich 3 essentielle Zutaten: Erstens einen Projektplan, der die Meilensteine festlegt und den Pfad zum Erfolgsgipfel vorgibt. Zweitens eine Stakeholder Analyse (Tool-Download am Ende der Seite), um die Meinungsmacher und Einflussnehmer zu identifizieren. Und drittens den Start eines eigenen Projektmarketings, in dem frühzeitig die direkt und indirekt betroffenen Personen informiert werden.
Stakeholder Analyse Tool | Download Gibt es also doch eine Art Wunderelixier?
Damit überwinden Sie Akzeptanzhürden und interne Konflikte wie von Zauberhand!
Zu denken, es reicht aus, ein CRM Projekt anzustoßen und am Ende freizugeben, ist schlicht blauäugig! Ganz im Gegenteil: Es bedarf einer gut durchdachten Herangehensweise und strukturierten Planung, damit die Software schlussendlich nicht nur technisch funktioniert, sondern auch alle im Unternehmen effektiv und effizient mit ihr arbeiten. Mehr noch, die Mitarbeiter sollten - bestenfalls aus sich selbst heraus - erkennen, dass sich für sie wirklich etwas verbessert hat. Dabei ist es von zentraler Bedeutung, welcher Gattung die einzelnen Mitarbeiter angehören. Identifizieren Sie diese also unbedingt in einer umfassenden Stakeholder Analyse! Das passende Tool hierfür ist nur noch einen Klick entfernt.
Erkenntnisse bei Projektabschluss Bei diesen Sätzen sollten Ihre Alarmglocken laut läuten:
"Das habe ich gar nicht gewusst!" "Das ist mir zu umständlich!"
In beiden Fällen ist die neue Software von Ihren Mitarbeitern - den eigentlichen Nutzern - nicht akzeptiert. Doch woran liegt das? In der Präsentation und im Test verlief doch alles super glatt! Die Antwort ist ganz simpel: Die Auswahl und Einführung des Tools wurde nicht durch ein entsprechendes CRM Projekt Marketing begleitet. Gehen wir näher auf die Gründe der ablehnenden Haltung von Mitarbeitern ein! Denn es gibt so einige Tipps und Tricks, wie Sie mit Kritikern und Bremsern umgehen und es schaffen, diese für das Projekt zu begeistern. Das ist wirklich wichtig, denn eine CRM Software ist mitunter der wichtigste Baustein für Ihre erfolgreiche Unternehmensentwicklung. Insbesondere die reibungslosen Arbeitsabläufe seitens Ihrer Mitarbeiter spielen eine tragende Rolle. Nur wenn die festgelegten Arbeitsschritte auch genauso in der Software genutzt werden, entsteht die langfristige Rendite an Ihren Kunden. Packen Sie das Problem bei der Wurzel und machen Sie Marketing für Ihr CRM Projekt!
Einer der Hauptgründe, weshalb Mitarbeiter die neue Software ablehnen, ist die "Angst vor dem Neu-Erlernen". Die Mehrwerte für das persönliche Arbeiten werden nicht erkannt. Das bremst die notwendige intrinsische Motivation, sich aus sich heraus interessiert und ermutigt mit "dem Neuen" zu beschäftigen. Ein weiterer Grund sind unrealistische Projektziele bzw. Zielstellungen, die mit der neuen Software erreicht werden sollen. Achten Sie darauf, dass der persönliche Ehrgeiz des Projektverantwortlichen nicht im Vordergrund steht! Der notwendige ROI der Software kann nur kommen, wenn wirklich alle mitziehen. Damit mögliche Ängste und Bedenken gleich zu Beginn des CRM Projekts erkannt werden, ist ein offenes Beteiligungsmanagement noch vor der Einführung notwendig. Unüberwindbare Barrieren zwischen Führungsebene und Mitarbeitern dürfen gar nicht erst entstehen. Deshalb ist es wichtig mit offenen Karten zu spielen, um Mitarbeitern verständliche Ängste zu nehmen. Sonst laufen Ihre Investitionen über kurz oder lang ins Leere. Eine unschöne Vorstellung, schließlich kostet Sie das CRM Projekt eine Stange Geld.
Kalkulieren Sie Ihr Projektmarketing von Beginn an in die TCO-Kosten mit ein! Sie werden sehen, dass diese Investitionen am Ende nur einen Bruchteil der Kosten ausmachen. Unser CRM Projektkostenkalkulator hilft Ihnen dabei. Einfach die Excel-Datei herunterladen, die entsprechenden Werte eintragen, é voila: Sie erhalten die Gesamtkosten über den von Ihnen gewählten Zeitraum sowie die monatlichen Kosten.
Natürlich müssen Sie als Unternehmen Ihren Mitarbeitern ausreichend Zeit geben, um die neue Oberfläche und ihre detaillierten Funktionen zu erlernen. Bedenken Sie schon bei der Softwareauswahl, dass Charts oder animierten Diagramme nur ein faszinierender Bestandteil des neuen CRM sein können! Diese dienen sicher dem Management, schneller einen Überblick zu erhalten. Doch allein mit solchen Gimmicks sowie zahlreichen Funktionen ist es bei weitem nicht getan. Wertschöpferische Arbeit entsteht nur, wenn die Mehrheit der Nutzer eine tatsächliche Entlastung durch die Software erfährt.
- Unterstützt Sie die neue Software beim Ablauf aller im Unternehmen anfallenden Aufgaben?
- Gibt es einfach verständliche Orientierungsmöglichkeiten bzw. Hilfestellungen bei der Anwendung?
- Sind Arbeitsabläufe und Geschwindigkeiten mess- und kontrollierbar?
- Gibt es Korrekturhinweise bei falschen Eingaben oder fehlerhafter Handhabung der Software?
- Stellt der Anbieter ein Onlinehandbuch mit Bedienungsabläufen und Funktionen bereit?
- Werden allgemein bekannte Bedienungsgrundregeln (wie bspw. das Öffnen des Kontextmenüs beim Rechtsklick) eingehalten?
- Können Mitarbeiter persönliche Einstellungen (wie Farben oder die Anordnung des Menüs) einfach selbst vornehmen?
Planen Sie neben Softwareschulungen ausreichend Umgewöhnungszeit für Ihre Mitarbeiter ein! Die tatsächliche Einarbeitungszeit hängt dabei von folgenden Faktoren ab:
- Wie sind Ergonomie und Übersichtlichkeit im direkten Vergleich zur bisher genutzten Software?
- Wie stark haben sich die Prozesse - sprich die täglichen Handgriffe - verändert?
- Welches IT-Wissen ist bei den Mitarbeitern aktuell vorhanden?
- Gibt es Power- bzw. Key-User, die als Vorbild dienen könnten?
Neben der Evaluation und Implementierung von CRM Software ist es die schwerste und eigentlich wichtigste Aufgabe eines CRM Projektteams, alle Beteiligten positiv auf Veränderungen einzustimmen. Diese grundsätzliche Bereitschaft ist für beide Seiten ein erlernbarer Prozess. Das Team muss akzeptieren und Strategien entwickeln, mit zwei Lagern umzugehen. Das erste Lager sind die "Stetigen". Sie zeigen kaum Motivation, sich oder etwas verändern zu wollen. Dagegen gibt es eine Vielzahl ehrgeiziger Mitarbeiter, welche sich mittels ihrer Innovationsfreudigkeit auszeichnen. Nun könnten Sie sich einfach auf die "Ehrgeizigen" konzentrieren. Doch vergessen Sie bitte nicht, dass bereits ein "Stetiger" später ein komplettes Team ausbremsen kann - abhängig von seinem Einfluss im Unternehmen.
- Stakeholder-Analyse zur Identifizierung der größten Kritiker durchführen
- Vorteile der neuen Software auf persönlicher, mitarbeiterindividueller Ebene verdeutlichen
- Erklärungen und Argumente mittels nachvollziehbarer Story kommunizieren
- Individuelle Eingewöhnungszeiten für jeden Beteiligten ermöglichen
- Kleinschrittige Ziele formulieren und nachhaltig umsetzen
- Wegweisende Orientierungshilfen mittels praktischer Beispiele geben
- Unverzichtbare Nutzer- und Support-Strukturen im Unternehmen aufbauen
CRM Projekte | Stakeholderanalyse Die Stakeholder Analyse als wichtigster Schritt für das Beteiligungsmanagement
Noch vor Beginn des CRM Projekts ist es wichtig, einen Überblick aller Kritiker sowie Befürworter zu erhalten. Ermitteln Sie für jeden Mitarbeiter die Auswirkungen auf sein tägliches Arbeiten und schätzen Sie die Stärke seiner Motivation hinsichtlich der Mitwirkung des CRM Projekts ein! Eine hohe Motivation bedeutet ein geringes Konfliktpotenzial. Zusätzlich müssen Sie noch die mögliche Einflussnahme auf das Projekt einschätzen. Ein IT-Leiter wird sicher großen Einfluss auf das Projekt haben. Anhand dieser Bewertungen können die Mitarbeiter in eine einfache 4-Feld-Matrix überführt und gezielt eingetragen werden. Daraus lassen sich ganz einfach die Prioritäten für die einzelnen Mitarbeitern ableiten:
- Kritiker mit großem Einfluss: Mitarbeiter aus dieser Gruppe haben höchste Priorität. Sie sollten frühzeitig ins IT Projekt eingebunden werden. Zudem müssen schnell Strategien entwickelt werden, um das Konfliktpotenzial zu verringern.
- Befürworter mit großem Einfluss: Diese Mitarbeiter sind Ihre größten Helfer, wenn es darum geht, die Kritiker positiv zu beeinflussen. Diese Gruppe muss Verantwortung übertragen bekommen, um die Motivation im gesamten CRM Projekt aufrecht zu erhalten.
- Kritiker mit schwachem Einfluss: Um diese Mitarbeiter sollten Sie sich vor der ersten Schulungen kümmern. Im Idealfall können Sie Argumente und Maßnahmen, die für Gruppe 1 positiv gewirkt haben, auch hier nutzen.
- Befürworter mit schwachem Einfluss: Für diese Gruppe bedarf es nicht viel Arbeit, denn das sind die sogenannten Selbstläufer.