greentech

Aufgabenstellung

Gesucht wurde ein zentrales CRM-Tool für das professionelle Management aller Stammdaten sowie zur Abbildung der Betriebsführungsprozesse im Photovoltaik-Bereich. Konkret sollte eine Lösung für die Auftragserfassung, Leistungsdarstellung und Ergebnispräsentation eines Betriebsführers entstehen. Neben der Unterstützung der Mitarbeiter im täglichen Arbeitsablauf sollte mit der Einführung der CRM-Software auch eine Vereinheitlichung des Datenbestandes realisiert und mehr Transparenz für den Kunden geschaffen werden. 33 Als konkrete CRM-Anforderungen definierte greentech ein 360-Grad Kontaktmanagement zu Kunden, Lieferanten und Geschäftspartnern bzw. geschäftlichen Bezugsgruppen. Weiterhin musste das neue System eine Funktion zur individuellen Anpassung von Projektmasken für die Dokumentation der alltäglichen und zugleich langfristigen Projektarbeit bieten. Dabei stand die strukturierte Erfassung aller kunden- und solaranlagenspezifischen Daten im Vordergrund, um eine professionelle Dokumentation der Betriebsführung von PV-Anlagen zu gewährleisten. Dokumente aus den Bereichen der technischen als auch kaufmännischen Betriebsführung sollten zu Kunden und Projekten abgelegt werden können.

Basierend auf dem ursprünglichen CRM-Tool hat greentech eine systematische Lösung für die Solarbranche inhaltlich entwickeln und gemeinsam mit TecArt technisch optimal realisieren können. Die Aufgabenstellung, ein entsprechendes Vorgangsmanagement-System (Ticketsystem) zu schaffen, welches alle Vorgänge und Arbeiten in der Betriebsphase einer PV-Anlage erfasst, ist erfolgreich umgesetzt worden.

Key-Features der TecArt Solarlösung:

• Ticket-Management
• Anlagen-Scheckheft
• Terminplanung und -übersicht
• Technische und kaufmännische Dokumentation & Ablage
• Vertragsmanagement und -controlling
• Versicherungs- und Schadensfallmanagement
• Aufgabenverwaltung & Erinnerungsfunktion
• Reporting auf Knopfdruck
• Individueller Kundenzugang
• Echtzeit-Update und Lebenslaufakte über die Photovoltaikanlage

Lösung

Als einer der wenigen Anbieter am Markt konnte TecArt die komplexe Anforderung einer integrierten Business-Lösung für den benötigten Einsatzbereich in der Betriebsführung von Photovoltaikanlagen liefern. Die Verknüpfung zwischen den einzelnen Modulen Kontakte, Projekte, Tickets, Verträge und Dokumente ist sinnvoll aufgebaut und individuell erweiterbar. Alle Daten-Masken konnten auf die speziellen Bedürfnisse von greentech angepasst werden, um die Vorgänge innerhalb der Betriebsphase einer PV-Anlage vollumfänglich zu dokumentieren. Teilweise wurde die Anpassung in Zusammenarbeit mit TecArt vorgenommen, teilweise konnte dies auch in Eigenleistung umgesetzt werden. ¼¼ Die definierten Anforderungen konnten gut umgesetzt werden, da das TecArt CRM bereits im Standard eine hohe Funktionstiefe aufweist und zudem individuell über Customizing anpassbar ist. Insbesondere die Abbildung der PV-Park Topologie und die Adaption der Masken und Pflichtfelder, um die Prozesse zu steuern und die Qualität sicherzustellen, konnte sehr gut realisiert werden. ¼¼ Um den Kunden eine transparente Lebenslaufakte über die Betriebsphase ihrer Photovoltaikanlagen bieten zu können, steht ein individueller Kundenlogin zur Verfügung. Greentech-Kunden erhalten damit jederzeit ein Echtzeit-Update über ihre PV-Projekte und die Arbeiten des Betriebsführers. Bei diesem Kundenlogin handelt es sich um externe Projektmitglieder – ein Feature das TecArt kostenlos zur Verfügung stellt.

Kundennutzen

¼¼ Entstanden ist eine einmalige Branchenlösung, die die definierten Anforderungen bestens erfüllt und bereits seit 2011 als sichere Cloud-Lösung bei greentech im produktiven Einsatz ist. Das CRM-Tool von TecArt ermöglicht greentech ein professionelles Auftreten gegenüber allen Bezugsgruppen durch die zentrale Bereitstellung aller wichtigen Informationen zu Kundenkommunikation, Projektständen und Vorgängen. Zudem konnte durch die hohe Anpassungsfähigkeit der Software eine passgenaue und zugleich zukunftssichere Softwarelösung aufgebaut werden; das Software-as-a-Service Angebot von TecArt ist performant, sicher und äußerst ressourcenschonend. Die elementar wichtige Abbildung der Betriebsführungsprozesse ist sauber gewährleistet, das Datenmanagement hat sich maßgeblich verbessert. ¼¼ Mithilfe des TecArt CRM konnte ein hoher Grad an Struktur und Übersicht sowie auch automatisierte Prozesse realisiert werden. TecArt unterstützt agile Methoden in der Teamarbeit, denn der Zugang zu Daten und Informationen kann jederzeit passgenau gesteuert werden – unabhängig vom ursprünglichen Aufgaben- oder Verantwortungsbereich eines Mitarbeiters. So konnte der interne Workflow optimiert und die Qualität gegenüber dem Kunden gewährleistet werden. Dies äußert sich unter anderem in einem guten Organisationsmanagement durch schnellen Überblick über alle offenen Themen und einer professionellen Kommunikationsgrundlage für interne und externe Status-Meetings. ¼¼ Als professioneller Betriebsführer ist greentech in der Lage, eine lückenlose Ergebnispräsentation beim Kunden abzuliefern und leistungsbezogene Vorgänge einheitlich darzustellen. Das bedeutet für den Kunden maximale Transparenz und Verlässlichkeit.