Kunde
Landkreis Emsland / Schul-IT
Branche
öffentliche Verwaltung & Gemeinden
Struktur
ca. 10 Mitarbeiter
Website
Der Qualitätsförderer in der Bildung vor Ort
Der niedersächsische Landkreis Emsland ist eine Region der Vielfalt, die sich auf beinah 3.000 km² erstreckt. Nebst der grünen Wiesen und weiten Flussläufe der Ems gilt Bildung hier als ein höchst schützenswertes Gut. So wurde in der Kreisstadt Meppen ein kommunales Bildungsbüro eingerichtet, welches seit jeher gesellschaftliche und ökonomische Indikatoren ausgewertet und das Bildungsmonitoring vor Ort koordiniert. Die emsländische Kreisverwaltung begleitet die Bürger(innen) wahrhaftig in sämtlichen Angelegenheiten des täglichen Miteinanders.
Seit Mitte 2018 wohnt ihr sogar eine ganz neue Aufgabe inne: die Trägerschaft der IT-Systemadministration an den 22 schulischen Bildungseinrichtungen der Region - konkret 6 berufsbildende Schulen, 7 Förderschulen, 8 Gymnasien und 1 Gesamtschule. Im Rahmen eines Modellversuchs zum Bildungsmonitoring, wurde Mitte 2018 eigens hierfür die eigenständige Institution "Schul-IT Emsland" ins Leben gerufen. Seither kümmert sich diese mit Einsatzbereitschaft und Sorgfalt an vorderster Front um alle IT-Themen der hiesigen Schullandschaft.
Das Sahnehäubchen ist die Flexibilität in den Software-Einstellungen, die es möglich macht, sämtliche Inhalte ohne Programmierkenntnisse an die Bedürfnisse des Kunden anzupassen. Überflüssige Felder und allgemeine Strukturen können einfach und übersichtlich angepasst werden. Dies hat zu einer extrem schnellen Einarbeitung in das System sowie zu einer hohen Akzeptanz bei den Schulen geführt, die Ihre Anforderungen direkt und unkompliziert über die Kundenoberfläche eintragen.
Sie wollen mehr wissen? Lesen Sie alles zu Projektablauf und Produktauswahl in unserer detaillierten Case Study!
Aufgabenstellung
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IT-Themen und -Probleme der kreiseigenen Schulen innerhalb des Landkreises Emsland schneller erfassen, adressieren und lösen
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Besserer Ãœberblick aller aktuellen Helpdesk-Tickets (z. B. derzeitiger Status und letzter Bearbeiter)
Kundenwünsche
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Einfache und intuitive Bedienbarkeit der Software (sowohl administrativ als auch auf Benutzerebene)
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Integriertes Webportal für die Anfragesteller sowie Weiterentwicklung des Systems zu einem IT-Helpdesk (insbesondere für die 22 kreiseigenen Schulen)
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Flexible Skalierbarkeit der Software (problemlose Integration neuer Mitarbeiter)
Kundennutzen
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Online-Plattform für die 22 kreiseigenen Schulen, über die (mittels IT-Helpdesk-Tickets) verschiedenste IT-Themen sowie aktuelle Störungen bzgl. der eingesetzten Hard- und Software schnell und zielgerichtet an die betreffende Stelle des Bildungsmonitorings adressiert werden
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Zugriff, Verteilung und Abarbeitung der Helpdesk-Tickets über mehrere Mitarbeiter
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Transparente Erfassung aller Aktivitäten eines Helpdesk-Tickets für einen jederzeitigen Gesamtüberblick inkl. aktuellem Status
Ein Paradebeispiel für Schul-IT
Schulalltag in den Fängen des digitalen Wandels
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Außergewöhnlich gut: So kann Schul-IT heute aussehen
Ursprünglich wurde die Systemadministration in den Bildungseinrichtungen überwiegend durch Lehrpersonal, Schulassistenten und externe Dienstleister durchgeführt. Hinsichtlich der insgesamt zu niedrigen Unterrichtsversorgung haben die Schulen diesen Umstand jedoch zu Recht beklagt. Neben den personellen Ressourcen fehlte es zudem an fachlicher Expertise im Bereich der Systemadministration und Digitalisierung. Dies führte in der Vergangenheit zu einer stark heterogenen IT-Landschaft, teilweise wenig professionellen und nachhaltigen Lösungen sowie technischen Ausfallzeiten und fehlender Daten- und Netzwerksicherheit.
Seit 2018 sieht das Ganze grundlegend anders aus. Über Cloud-Dienste sind die Schulen online angebunden und miteinander vernetzt. Eine zentrale Einsatzleitung der Abteilung "Schul-IT" koordiniert die Systemadministration aus dem Büro in der Kreisstadt Meppen. Die einsatzspezifischen Details organisiert der jeweilige IT-Fachmann vom jeweiligen Dienstort großteils selbst. Diese dezentrale Anordnung der technischen Einsatzkräfte ermöglicht agiles Handeln und kurze Anfahrtswege im Bedarfsfall. Damit einher gehen besondere Anforderungen an die Organisation.
Neben TeamViewer, VPN-Zugängen, Web-Konferenzen und mobiler Kommunikation ist last but not least ein zentrales Ticket- bzw. Helpdesk-System zwingend erforderlich. Es ermöglicht den IT-Administratoren, trotz vergleichsweise geringen personellen Kapazitäten schnell und fachlich zu agieren. Die digitale Unterstützung bringt die schulische Infrastruktur mehr als voran und birgt beste Voraussetzungen für den Ausbau des 1st-Level-Supports vor Ort. Kein Wunder also, dass das Feedback der Schulen durchweg positiv ausfällt!
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Alltägliche Aufgaben eines Schul-ITlers
Aktuelle Kernaufgaben der Systemadministration sind die Schaffung von einheitlichen Strukturen und hohen Sicherheitsstandards sowie die Erreichung eines aktuellen technischen Standes und die Umsetzung einer zukunftsfähigen IT-Infrastruktur. Darüber hinaus soll das Personal an den Schulen weitestgehend entlastet und wenn möglich auf die kostenintensive Unterstützung von externen Dienstleistern gänzlich verzichtet werden.
Zu den einheitlichen Standards gehören:
- Adäquate Internetanbindung
- Flächendeckende WLAN-Abdeckung
- Digitale Präsentationsmedien in jedem Klassenraum
- Aktuelle PC-Hard- und Software
- Softwarelösungen für das Schulmanagement (wie Iserv und Office365)
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Zukunftsprojekt: das Tablet aus dem Koffer
Zukünftig gilt es, die Schulen auf die neuen technischen Möglichkeiten vorzubereiten. So wurde beispielsweise ein Projekt zur Testung mobiler Endgeräte aufgebaut. Die Schulen haben unter gewissen Voraussetzungen (passende Infrastruktur, Fortbildungspläne etc.) die Möglichkeit, sich vom Landkreis Emsland als Schulträger sogenannte "Tablet-Koffer" auszuleihen. Diese werden für einen Zeitraum von mindestens einem Schuljahr kostenlos zur Verfügung gestellt. Hierzu gehören sowohl technisches Zubehör (Kopfhörer, Koffer, Pencils etc.) als auch passende Bildungs-Apps. Selbstverständlich wird auch die Verwaltung der mobilen Endgeräte mittels MDM (Mobile Device Managementsystem) vom Träger organisiert. Die Schulen können so unbeschwert testen und damit teuren Fehlinvestitionen vorbeugen. On top werden kontinuierlich ein intensiver Austausch untereinander angestrebt und Schulungen sowie Fortbildungen zum Thema angeboten. Oberste Ziele dieser Maßnahme sind der Abbau von Vorbehalten gegenüber mobilen Lernangeboten und ein zielgerichteter, gut vorbereiteter Einsatz neuer, digitaler Lernmethoden von Beginn an. Ein neuer Meilenstein mit Perspektive!
