Kunde
archicult GmbH - Breunig Architekten
Branche
Baugewerbe
Struktur
> 15 Mitarbeiter
Website
ACU schafft Sicherheit im Betrieb
Die Architekten der archicult gmbh besinnen sich auf die kulturellen Wurzeln der Menschen. Ihre Aufgabe beschränkt sich nicht auf das reine Bauen. Das Unternehmen interessiert vielmehr die Architektur als Gestaltung der Umwelt in ihrer ganzen Vielfalt und allen Ausdrucksformen.
eBook Bauprojektmanagement
Mit TecArt präzisieren wir tagtäglich unsere internen Abläufe und vereinheitlichen Datenablage und Strukturen. Durch die externen Zugriffsmöglichkeiten vermeiden wir ein unnötiges Aufblasen von Dateien beim Mailversand. Auch nutzen wir gern die einfache Einbindung verschiedener Standorte oder externer Mitarbeiter. Ein kleines Manko stellt für uns die zum Teil etwas komplizierte Rechtevergabe dar. Alles in allem aber eine runde und komfortable Software.“
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Aufgabenstellung
"archicult“-Architekten agieren weltweit in den Bereichen Bau, Design, Messen, Veranstaltungen sowie in der Konzeption von brachliegenden Arealen und ungenutzten Gebäuden. Hier arbeitet das Unternehmen standortübergreifend mit weiteren Architekten, Bauträgern und Subunternehmern zusammen, welche gemeinsam auf einheitliche Daten, Dokumente und Projekte mobil und flexibel zugreifen müssen. Dabei sollten die Kommunikation, das Projektmanagement sowie eine sichere Datenablage miteinander verknüpft, innerhalb einer einzigen gemeinsamen Systemplattform ablaufen. Als Nebeneffekt war durch die Vereinheitlichung der Informationstechnologie des Unternehmensnetzwerkes eine veritable Senkung der laufenden Betriebskosten geplant.
Lösung
Für die Umsetzung der Anforderungen entschied sich die Unternehmensführung nach diversen Tests für den Einsatz einer TecArt-CRM Groupware. Überzeugt haben hier die einfache Handhabung komplexer Vorgänge, die große Transparenz der Datenverarbeitung und die hervorragende Interoperabilität zwischen den Modulen des Systems. Gerade das integrierte Dokumentenmanagement mit seiner automatisierten Versionsverwaltung wurde als ein Pluspunkt im täglichen Handling der großen Datenmengen von mehr als 200 GB angesehen. Dokumente jeder Art oder auch Fotos können online mit Hilfe der eingebetteten Volltextsuche innerhalb von Zehntelsekunden gefunden werden. Auf Grund des Sicherheitsbedürfnisses und der sehr hohen Datenmenge fiel die Entscheidung auf die TecArt-Version „Company“. Diese wird auf einem unternehmenseigenen Linux-Server implementiert und läuft dann in Eigenregie als internes System. Zudem kann hier auf sehr einfache Art und Weise eine Telefonanlage angeschlossen werden, die auf Wunsch Anrufdetails protokolliert. Des Weiteren lassen sich über eine gesicherte ISDN-Leitung angeschlossene, externe Partner via Fernzugriff einbinden. Die Datenübertragung erfolgt mit moderner und sicherer SSL-Verschlüsselung. Ohne zusätzliche Datentechnik oder andere Systeme konnten sich so alle Partnerbüros in Irland und den USA zusammenschließen. Die Kosten für Wartung und Pflege weiterer Systeme (wie Outlook) entfallen damit automatisch. Das TecArt-CRM Company läuft nach professioneller Einrichtung weitestgehend wartungsfrei und somit sehr kosteneffizient.
Kundennutzen
Der Kernnutzen der integrierten Kommunikation und des Zugriffs auf einen einheitlichen Datenstamm von jedem der Standorte aus, konnte schnell und überzeugend erreicht werden. Die Suchzeiten nach diversen Dokumentenversionen oder relevanten E-Mails verkürzten sich messbar durch die automatischen Zuordnungsfilter. Informationen zu Sachständen in Projekten oder Aufgaben können jederzeit und überall transparent nachvollzogen werden. Dazu kann jeder Mitarbeiter im Unternehmen nun sachkundig Auskunft geben und der Koordinationsaufwand übergreifender Bauprojekte ist deutlich gesunken. Kostenstände von Projekten sind in Echtzeit nachvollziehbar. Die Kommunikationspolitik mit dem Kunden ist offener geworden und hat sich beschleunigt. Verzugszeiten können auch bei räumlich entfernten Projekten erkannt werden, was ein schnelleres Handeln oder Gegensteuern rechtzeitig möglich macht. Fazit: Weniger interner Koordinationsaufwand, transparente Datenhaltung, Kostenkontrolle und Archivierung in einem vernetzten, modularen System bringen der archicult gmbh einen entscheidenden Wettbewerbsvorteil in ihrer internationalen Tätigkeit.